Dodał: |
Aktualizacja: |
Oceń: 1 0

Pozyskiwanie grantów i dotacji to jedna, choć nie jedyna, z podstawowych form finansowania działań organizacji i inicjatyw pozarządowych. Istnieją też inne sposoby, takie jak zbiórki publiczne, których zgłaszanie w 2014 r. zostało znacząco ułatwione, pozyskiwanie darowizn od osób prywatnych czy firm. W tym tekście skupimy się jednak na dotacjach i grantach, ponieważ nasze doświadczenia pokazują, że w przypadku planów realizacji większych przedsięwzięć jest to jeden z głównych sposobów zapewnienia środków finansowych.

Kto finansuje działania?

Źródłom finansowania poświęcone są inne działy (Jak zdobyć fundusze?), warto jednak w skrócie przypomnieć, że podstawowe źródła finansowania to:
- władze publiczne różnego szczebla (samorządowe: urzędy miasta/gminy, urzędy wojewódzkie, wreszcie odpowiednie ministerstwa czy urzędy powołane do wdrażania środków z Unii Europejskiej lub innych państw),
- polskie, zagraniczne i międzynarodowe fundacje i fundusze,
- firmy lub utworzone przez nie tzw. fundacje korporacyjne.

Kto przyznaje środki?

Wyżej wymienione instytucje mają różne obowiązki, zasady, wymagania i interesy w przyznawaniu dotacji na działania społeczne. Władze publiczne przyznają środki na podstawie wypracowanych programów działania – tworzonych coraz częściej w konsultacji z organizacjami pozarządowymi, dotacje przyznawane są w trybie konkursowym (ich procedura powinna być jasno opisana, ogłaszana na stronach internetowych poszczególnych urzędów), finansowane są działania mieszczące się w zadaniach pożytku publicznego, takie, które zawierają się w kompetencji poszczególnych władz (np. aktywność na rzecz wsparcia uchodźców nie mieszczą się wprost w zadaniach struktur miejskich, więc miasto nie może ogłaszać takich konkursów, ale już odpowiednie ministerstwo czy też powołane fundusze europejskie – tak). Fundacje i fundusze finansują działania zgodne z misją swoją lub swoich darczyńców, z reguły mają elastyczniejsze sposoby aktywności, choć także najczęściej stosują procedurę konkursową. Czasem można się jednak do nich zgłaszać bezpośrednio i przekonywać do sfinansowania ważnej inicjatywy. Przykładem są fundacje powołane z mocy prawa przez niemieckie partie polityczne – finansują działania zbieżne z wizją tych partii, wybierając sobie często organizacje, z którymi chcą współpracować. Firmy i fundacje korporacyjne najczęściej wspierają działania w jakiś sposób związane z obszarem ich działalności i mogące pozytywnie wpływać na ich wizerunek. Procedury są nierzadko uproszczone, czasem jest to jedna osoba odpowiedzialna, z którą rozmawia się na temat wsparcia, czasem (np. Fundacja Bankowa im. Kronnenberga) występuje tryb konkursowy.

Na co można uzyskać finansowanie?

Chociaż dla wielu organizacji kluczowe dla działania jest „przetrwanie” danej organizacji – możliwość pokrycia bieżących kosztów, większość dotacji i grantów, jakie można pozyskać, dotyczy konkretnych, zaplanowanych w czasie inicjatyw, czyli projektów. To sprawia, że większość organizacji stale musi planować działania, zastanawiać się, kto tego typu aktywność może sfinansować, orientować się w zasadach przyznawania dofinansowania, ujmować pomysły w formę projektów, a następnie pisać wnioski o dofinansowania. Proces ten stanowi czasem duże wyzwanie, szczególnie dla mniejszych organizacji, działających mniej intensywnie, stowarzyszeń opierających się głównie na zaangażowaniu swoich członków/członkiń, a najczęściej wąskiego grona liderów/liderek. Stanowi to poważne wyzwanie np. dla tworzenia się organizacji jako silnej instytucji – jednak wiele organizacji decyduje się na ten kierunek działań, dzięki temu poza zwiększeniem swojej aktywności mogą zapewnić także środki na bieżące funkcjonowanie organizacji. Zatem podstawą sukcesu w pozyskiwaniu środków jest dobry, przekonywujący, ważny z perspektywy naszego grantodawcy pomysł na konkretne, zamknięte w czasie działanie – projekt.

Oczywiście czasem filozofia działania jest odwrotna, niektóre instytucje „zachęcają” nas czy różne grupy do wymyślania własnych akcji, które chcą dofinansować. Wiedząc, że jest ogłoszony konkurs na inicjatywę – które ogólnie dotyczy tego, czym się interesujemy, warto np. zorganizować spotkanie i przedyskutować możliwe działania, które mogłyby się złożyć na projekt, a ten następnie uzyskałby dofinansowanie od danego grantodawcy. Dlatego warto śledzić różne ogłoszenia o konkursach dostępne na stronie NGO.PL. Wadą takiego planu jest to, że z reguły mamy mało czasu na wymyślenie działania od początku, zebrania wszystkich niezbędnych danych i napisanie wniosku. Wiele konkursów jest jednak cyklicznie powtarzanych, więc jeśli nie uda się za pierwszym razem, możemy myśleć o złożeniu go w kolejnym terminie, mając już gotowy wniosek do dopracowania czy lekkiej zmiany.

Kto może starać się o dofinansowanie działań?

Tekst ten dotyczy przede wszystkim pozyskiwaniu środków na niekomercyjną działalność społeczną czy kulturalną (a nie np. rozwijanie biznesu przez firmy), zatem podstawowymi odbiorcami funduszy na takie działania są organizacje pozarządowe – stowarzyszenia i fundacje. Z naszych doświadczeń wynika, że właśnie poprzez organizacje pozarządowe aktywnym imigrantom najłatwiej znaleźć środki na realizację ważnych inicjatyw.

Organizacje te muszą jednak spełniać pewne warunki – być formalnie zarejestrowane, prowadzić wymaganą sprawozdawczość (sprawozdania roczne), być na bieżąco z rozliczeniami z innymi urzędami (np. Urzędem Skarbowym), jednak przede wszystkim prowadzić działalność zgodnie ze statutem.

Oznacza to, że organizacje mogą starać się o dofinansowanie na takie działania, które mieszczą się w celach określonych statutem organizacji – warto zwrócić na to uwagę zarówno tworząc statut nowej organizacji, jak i zastanawiając się nad rozpoczęciem poszukiwań środków na nasz pomysł (projekt). Czy tylko organizacje pozarządowe mogą otrzymywać dotacje? Niekoniecznie – są granty finansujące działania konkretnych osób (np. stypendia) czy też tzw. grup nieformalnych. Z reguły jednak grantodawcy wymagają, aby formalnie dotacja była realizowana przy wsparciu jakiejś zaufanej organizacji, która użyczy np. rachunku bankowego.

Innymi wartymi uwagi sposobami zdobywania środków – także wymagającymi projektu – są zbiórki publiczne (znaczące ułatwienia od 2014 r.) i finansowanie społecznościowe (crowdfunding). Obydwie formy wymagają konkretnego planu działania, opracowania budżetu, a także pomysłu na to, jak przekonać „grantodawcę” występującego w tym przypadku w postaci szerokiego grona osób, do których możemy dotrzeć oraz przekonać je o wartości naszego pomysłu i przekazaniu funduszu na jego realizację. Zbiórki publiczne poza organizacjami pozarządowymi mogą prowadzić komitety składające się z minimum trzech osób. Finansowanie społecznościowe najczęściej ma charakter przedsprzedaży czegoś, co planujemy zrealizować, więc wymagana jest albo działalność gospodarcza, albo organizacja mogąca prowadzić taką działalność.

Co zrobić, jeśli nie działamy w żadnej organizacji? Zawsze można zainteresować swoim pomysłem większą, doświadczoną organizację, aby złożyła nasz projekt – w ten sposób powstało wiele cennych inicjatyw, niektóre z nich przekształciły się później w samodzielne organizacje!

Jak się za to zabrać – pierwsze kroki

Napisaliśmy już, że środki najczęściej są przyznawane na konkretne pomysły, zamknięte w czasie i nastawione na realizację określonych działań – czyli projekty. Grantodawcy finansują konkretne działania według ustalonych przez siebie wymogów. Miejscem, gdzie spotyka się organizacja/pomysł i grantodawca, jest wniosek o dofinansowanie. Może on mieć różną postać – głównie formularza. Instytucje publiczne wymagają złożenia oferty realizacji zdania publicznego na standardowym formularzu, którego kształt wynika z rozporządzenia ministra. Wniosek/oferta i jego/jej złożenie to jednak ostatni etap pracy, tymczasem z naszego doświadczenia wynika, że wcześniej należy wziąć pod uwagę następujące kroki/etapy:

1) Sformułować nasz pomysł na działanie – najlepiej spisać go na jednej stronie A4, aby móc np. łatwo podzielić się pomysłem z innymi osobami czy organizacjami – zachęcamy do tego, bo wypracowywane wspólnie projekty są mocniejsze, często też lepiej widziane przez grantodawców. To bardzo ważny punkt w przygotowaniu projektu, a później wniosku. Dlaczego? Projekt to pomysł. Nie zawsze jest tak, że uda się go zrealizować za pierwszym razem, a jeśli nawet pozyskamy jedną dotację, zwykle nadal musimy myśleć o zapewnieniu dodatkowych środków na jego realizację – większość grantodawców wymaga tzw. wkładu własnego, czyli finansuje tylko część budżetu projektu. Ponadto sam wniosek – opisany na formularzu zaproponowanym przez grantodawcę, nie jest tak czytelny jak rozpisane na jednej stronie najważniejsze założenia, cele, działania projektu. Warto więc poświęcić temu etapowi nieco czasu, a gotowy już opis skonsultować np. z zaprzyjaźnioną organizacją.

2) Zapoznać się szczegółowo z procedurami, wymaganiami, terminami naszego grantodawcy. Jeśli coś jest niejasne, z reguły zawsze można o to zapytać. Na tym etapie warto zwrócić szczególną uwagę na następujące informacje:
- jakie dokładnie działania są finansowane,
- jakie są kryteria wyboru najlepszych wniosków; jeśli nie zostały podane – warto o nie dopytać. Dobrą praktyką niektórych grantodawców (niestety wciąż nie wszystkich) jest publikowanie „karty oceny merytorycznej wniosku”. To zestaw kryteriów i pytań, według których osoby oceniające nasz wniosek będą go oceniać. Naprawdę warto się z nim zapoznać i zastanowić się, na jakie rzeczy powinniśmy zwrócić szczególną uwagę, myśląc o naszym projekcie,
- na jakie typy działań grantodawca najbardziej chce przeznaczyć środki,
- czy są jakieś dodatkowe szczególne kryteria czy wymogi (związane np. z promocją, dostępnością działań, rozwiązywaniem konkretnych problemów poprzez dofinansowanie projektów).

3) Zweryfikować, czy nasz pomysł, nasza organizacja i nasze możliwości mieszczą się w ramach wymagań konkursu i grantodawcy (np. charakter prowadzonej działalności, wielkość dotacji, termin realizacji działań, konieczność zapewnienia tzw. wkładu własnego i jego charakter, wymagana dokumentacja, partnerstwo, ważne: termin i sposób złożenia wniosku!).

4) Zaplanować pracę nad wnioskiem – to ważny moment, żeby pomyśleć, jakie działania zajmą nam najwięcej czasu (np. uzyskanie partnera do projektu będzie wymagało wstępnego opisu, aby go zachęcić, skłonienie innej organizacji do podjęcia decyzji o dołączeniu do naszego działania) czy też wymagają skompletowania dokumentacji (czy jesteśmy w stanie zrobić to sami, czy np. wymagane jest działanie innej osoby, zarządu itd.). Na tym etapie warto zastanowić się, kto nam pomoże w pisaniu, w zebraniu danych do uzasadnienia, do budżetu, kto pomoże przeczytać cały wniosek, gdy już będzie gotowy, i dodać swoje ostatnie uwagi? W tym punkcie rekomendujemy także zaplanowanie pracy nad wnioskiem na 2-3 dni przed terminem jego złożenia – na wszelki wypadek, aby mieć czas na naniesienie ostatnich poprawek, lub na wypadek awarii (np. jeśli popsuje nam się w ostatniej chwili drukarka).

W tym punkcie warto sprawdzić możliwość kontaktu z grantodawcą przed ostatecznym złożeniem oferty. Często nasz wniosek może być sprawdzony pod kątem formalnym. A niestety często się zdarza, że ciekawe nawet wnioski odpadają na ocenie formalnej z powodu drobnych, choć trudnych do zauważenia, błędów (brak wpisania daty w odpowiednim miejscu, skreślenia odpowiedniego oświadczenia itd.). Dodatkowo taki kontakt z grantodawcą – choć to efekt zupełnie nieformalny – pokazuje mu, że nam zależy na naszym wniosku. Często przy ocenie projektów pracują te same osoby, które pomogą nam w sprawdzeniu, czy wniosek jest poprawny formalnie.

5) Przystąpienie do pracy nad wnioskiem wg planu. I znów – warto się zastanowić i zacząć od rzeczy, które mogą zająć najwięcej czasu, wymagają decyzji innych osób lub organizacji/instytucji. Nasze doświadczenie mówi, że rozmowa z partnerami na temat współpracy zajmuje sporo czasu, podobnie jak zebranie danych do uzasadnienia oraz uzyskanie danych do budżetu.


Z jakich elementów składa się zwykle wniosek o dofinansowanie?

Standardowo na wniosek składają się:

- opis wnioskodawcy, w tym zawierający szczegółowe dane, doświadczenie, informację o realizowanych działaniach itd.,
- opis naszego projektu, na który z kolei składają się:
• uzasadnienie – dlaczego i komu jest potrzebny,
• szczegółowy opis zaplanowanych działań,
- harmonogram działań,
- budżet.

1) Opis projektu
Opis projektu zwykle składają się z takich elementów jak:

• krótki opis zaplanowanego działania – zostawmy na koniec (ale nie zapomnijmy!). To ma być streszczenie, w krótkim tekście zawarte tylko najważniejsze informacje. Jeśli nie masz pomysłu, jak się za to zabrać, warto skorzystać z następującego schematu:
◦ kto (opisz krótko specyfikę organizacji/osób zaangażowanych),
◦ co (co chcecie konkretnie zrobić),
◦ dla kogo (jacy będą główni odbiorcy zaplanowanego działania),
◦ dlaczego (czemu to działanie jest ważne),
◦ kiedy (jaki okres będzie obejmowało działanie).

• Cele działania: ich sformułowanie sprawia zwykle trochę trudności, dlatego warto posłużyć się jednym z najpopularniejszych schematów precyzowania celów (choć niejedynym i być może nienajlepszym), według którego cele powinny być:
◦ konkretne (co się osiągnie, np. udostępni wiedzę o kulturze danej grupy społeczności miasta X),
◦ mierzalne (określenie skali, w jakiej cel zostanie zrealizowany, czyli np. społeczność pozna najważniejsze obyczaje w zakresie języka, muzyki, kuchni),
◦ osiągalne (muszą zostać osiągnięte w ramach realizowanego działania, czyli być bezpośrednio z nimi zwiększone, bazując na powyższym przykładzie – nasz cel osiągniemy w zakresie podstawowych elementów kultury w odniesieniu do społeczności osób biorących udział w działaniach projektu, złym przykładem byłoby napisanie, że np. byłoby to poznanie kultury przez całą społeczność miasta – ponieważ to nie jest cel realistyczny),
◦ przynoszące konkretne rezultaty (co dokładnie wyniknie dla odbiorców naszego działania z udziału w projekcie, co wyniosą na przyszłość, co będą mogli zastosować),
◦ określone w czasie (kiedy cele zostaną osiągnięte, czy w trakcie działań projektu, czy tuż po zakończeniu?); możliwe, że część będzie oddziaływała długofalowo – wtedy cele warto podzielić na:
▪ ogólne – długofalowe, związane z wizją zmiany, jaką ma przynieść projekt (np. zbliżanie kultur, zwiększanie akceptacji dla różnorodności w danej społeczności, podnoszenie kompetencji kulturowych itd.),
▪ szczegółowe – związane bezpośrednio z działaniami projektu, które zostaną zrealizowane w czasie jego trwania, np. nauka podstaw języka i znajomości kultury społeczności X wśród 50 przedstawicieli/przedstawicielek społeczności miasta Y, służących nawiązywaniu kontaktów międzykulturowych w mieście, trwające do końca 201X roku.

• Opis grupy docelowej (beneficjentów projektu) – czyli do kogo przede wszystkim kierujemy działania, kto będzie ich odbiorcami/odbiorczyniami. Oczywiście może to być kilka różnych grup, np. uczniowie/uczennice szkoły, ich rodzice i nauczyciele/nauczycielki. Warto jednak każdą z grup oddzielnie opisać – ile osób, gdzie te osoby się znajdują, jak do nich dotrzemy, czym się charakteryzują (np. w jakim są wieku, czym się zajmują, czy mają jakieś specjalne potrzeby, wymagania). Nasz projekt będzie miał też zapewne szersze oddziaływanie – informacja o nim pojawi się w lokalnych mediach, na stronie internetowej itd. Warto tych odbiorców działań także opisać, ile ich może być, kim są, czemu ważne, aby dowiedzieli się o naszym działaniu.

• Opis potrzeby realizacji działania/potrzeby grupy docelowej/uzasadnienie realizacji projektu – to jeden z głównych punktów, w którym musimy odpowiedzieć, dlaczego nasze działanie jest ważne. Ale nie tylko z naszej perspektywy i dla nas, również dla społeczności i grantodawcy. Tutaj warto zebrać dane statystyczne opisujące problem (np. związane z potrzebami grupy, skalą zjawiska), przywołać różne raporty, pokazując, że znamy się na tym temacie, który chcemy poruszać w projekcie. Możemy pokazać brak podobnych działań i ich potrzebę, odpowiedzieć też na pytanie – co się może wydarzyć, jeśli nasze działanie nie zostanie podjęte?

• Opis działań – czyli to, co chcemy zrobić. Przygotowując odpowiedź na ten punkt, zastanów się, jak się będziesz zabierać za działanie, co tobie będzie potrzebne, kto, gdzie i kiedy będzie wykonywał to działanie, jakie czynności będą potrzebne. Nasze doświadczenie podpowiada, że działań nie powinno być zbyt wiele, warto opisać je w takiej kolejności, w jakiej będą realizowane, podając informacje: kto będzie je realizował, w jaki sposób, kto będzie brał udział, gdzie dane działanie się odbędzie. W opisie tym warto ująć także przygotowanie, ewaluację i podsumowanie naszego projektu. Poszczególnym działaniom warto nadać kolejne numery i krótko je zatytułować, np.
◦ Działanie 1. Przygotowanie działań i rozpoczęcie rekrutacji
Za działanie odpowiadać będzie koordynator/ka projektu. Zrekrutowani zostaną artyści/trenerzy/wykonawcy, podpisane umowy. Przygotowana zostanie kampania promocyjna – projekt plakatu, ulotki, formularza zgłoszeniowego oraz przygotowany plan promocji itd.

• Opis rezultatów – czyli co konkretnie powstanie, aby cele i potrzeby mogły zostać zrealizowane. Rezultaty czasem opisuje się, dzieląc je na:
◦ ilościowe – konkretnie co zrobimy, np.:
▪ przeszkolenie 50 osób w zakresie języka,
▪ przeprowadzenie 32 godzin warsztatów,
▪ dystrybucja 100 egzemplarzy publikacji,
◦ jakościowe, czyli o ile coś się zmieni, np.:
▪ uczestnicy/ki szkoleń poznają język X na poziomie podstawowym, o czym będą świadczyć wyniki testu,\.

• Perspektywa równościowa w działaniach/realizacja polityk horyzontalnych. W niektórych konkursach to osobne pytanie we wniosku, w innych – po prostu warto samemu zadbać o szerszy kontekst naszego działania. Choć to jest temat na osobny artykuł, warto zadbać, aby pokazać, w jaki sposób nasz projekt będzie realizował zasadę np. równości szans kobiet i mężczyzn, jeśli chodzi o udział i zaangażowanie w działania. Czy uwzględnia możliwość udziału osób ze specjalnymi potrzebami (np. z niepełnosprawnością, na specjalnej diecie, nieznających języka, zagrożonych wykluczeniem ze względu na ubóstwo). Warto przewidzieć (a niektórzy grantodawcy będą od nas tego wymagać) osobne działania, które ułatwią osobom należącym do różnych grup udział w naszym działaniu. Jeśli nie wiesz, jak się do tego zabrać, polecamy (w języku polskim) „narzędzie do równościowego monitoringu” (zawarte w publikacji pt. Edukacja antydyskryminacyjna i jej standardy jakościowe, wydanej przez Towarzystwo Edukacji Antydyskryminacyjnej, Warszawa 2011) , choć tytuł wskazuje na działania edukacyjne, narzędzie w postaci szeregu pytań i wskazówek można zastosować znacznie szerzej, do planowania różnego rodzaju projektów. [http://www.tea.org.pl/userfiles/file/Edukacja%20antydyskryminacyjna%20i%20jej%20standardy%20jakosciowe.pdf]


2) Harmonogram działań

Harmonogram musi zostać przygotowany według wytycznych grantodawcy – w niektórych projektach wystarczy przy opisie działań podać terminy ich realizacji, w innym przypadku jest to prosta tabela, w której po jednej stronie wpisujemy numer i nazwę działania, pośrodku czas, w którym będzie realizowane, a na końcu, kto będzie je realizował (zwykle chodzi tu o wpisanie nazwy wnioskodawcy!). W przypadku większych projektów harmonogram może być powiązany z budżetem i pokazywać, kiedy, na co i ile środków wydamy w projekcie – takie harmonogramy wymagają szczególnej uwagi i przemyślenia działań, aby uniknąć problemów przy ich realizacji. O czym warto pamiętać, przygotowując harmonogram działań:
• określa on ramy, od kiedy do kiedy trwa projekt, w tym działania przygotowawcze – od kiedy i do kiedy będzie można wydawać środki z dotacji,
• pokazuje, że nasze działania są przemyślane, że np. nie planujemy aktywności, które mają być realizowane w szkole w okresie wakacyjnym, kiedy szkoły zwykle są zamknięte, lub w okresie świątecznym, kiedy prawdopodobnie wiele osób nie będzie mogło wziąć udziału w warsztatach,
• warto przewidzieć czas na rozpoczęcie i podsumowanie projektu – często z różnych, niezależnych od nas powodów działania w projekcie muszą ulec przesunięciom – warto zarezerwować na to czas i nie planować działań od samego początku po sam koniec projektu,
• budżet odzwierciedla też nasze zapotrzebowanie na koszty – w szczególności takie liczone miesiącami realizacji projektu (np. koordynacja działań, księgowość, koszty biurowe). Grantodawca może zwrócić uwagę np. na fakt, że koordynator pobiera wynagrodzenie za projekt zaplanowany na 12 miesięcy, a działania trwają praktycznie 4 miesiące – pojawi się pytanie, za co koordynator czy księgowa ma otrzymywać wynagrodzenie w momencie, gdy w projekcie nic się nie dzieje?
• harmonogram określa także nasze możliwości działania – czy realistyczne jest wydanie publikacji w miesiąc? Czy damy radę zrobić dwa wydarzenia równolegle? Ile faktycznie potrzebujemy czasu na dotarcie i zrekrutowanie odbiorców naszego projektu?


3) Budżet – jak się za niego zabrać?

Po pierwsze sprawdzamy warunki formalne – ile środków możemy maksymalnie otrzymać na projekt, a może jest też określona wartość minimalna projektu? Czy grantodawca sfinansuje nam 100% zaplanowanego budżetu, czy przykładowo tylko 80% lub 90%. Jeśli wymagany jest wkład własny, to w jakiej postaci – finansowej czy też pracy wolontariackiej?

Jeśli wymagany jest wkład własny, to w jakiej wysokości i w jaki sposób go zapewnimy. Czy mamy np. inną dotację na to samo działanie, która umożliwia wniesienie wkładu własnego? Czy mamy własne środki organizacji? Czy jesteśmy gotowi je wnieść na rzecz projektu?

Pod drugie szacujemy ogólnie koszty naszego projektu i sprawdzamy, czy mieści się w wyżej przedstawionych ramach. Jeśli wydaje nam się, że koszty te są wyższe niż możliwa do otrzymania dotacja, to może warto zastanowić się nad zrealizowaniem części działań lub w mniejszej skali albo wykonaniem pierwszego etapu i szukaniem dalszych środków na kolejne? To trudny szacunek dla osób nieposiadających doświadczenia, warto więc zwrócić się do doświadczonej organizacji, sięgnąć do budżetów podobnych, zrealizowanych już projektów.

Jeśli stwierdzamy, że nasze działanie mieści się możliwościach finansowania, robimy dokładny szacunek – polecamy od razu pracę w arkuszu kalkulacyjnym (np. Excel). Najpierw wypisujemy wszystkie działania – tak jak w opisie działań, dodając konkretne koszty, które z nich wynikają, np.
Działanie 2. Przygotowanie 2-dniowego warsztatu dla młodzieży:
◦ wynajęcie sali – koszt,
◦ zakup materiałów – koszt,
◦ wynagrodzenie osób prowadzących – koszt,
◦ poczęstunek dla osób uczestniczących – koszt.
• Działanie 3. Realizacja wydarzenia w przestrzeni publicznej:
◦ przygotowanie ulotek (skład, grafika) ) – koszt,
◦ itd.

Ważne – wypisujemy wszystkie pozycje, nawet jeśli wiemy, że możemy mieć je za darmo, np. ktoś udostępni salę lub warsztaty poprowadzi wolontariuszka/wolontariusz. Dlaczego? To jest nasz wkład własny, wykazane nasze zaangażowanie. Czasem przykładowo udostępnienia sali nie da się wliczyć w koszty wkładu własnego (np. wymóg niektórych grantodawców, aby był wyłącznie w postaci wolontariatu), ale dobrze pokazać, że mamy takie możliwości.

Kolejnym krokiem jest oszacowanie realnych kosztów. To wymaga nieco pracy lub doświadczenia, warto więc skorzystać z pomocy lub podzielić się pracą i, co ważne, podawać realistyczne stawki. Najwięcej trudności sprawiają koszty osobowe – ile należy zapłacić artyście, a ile osobie prowadzącej warsztaty? Jak to sprawdzić? Najlepiej zapytać, porównać. Nawet jeśli przewidujemy takie działanie jako wolontariat, to i tak potrzebujemy je „wycenić” w oparciu o realistyczne koszty. Jeśli nie znamy kosztów – pytajmy: zadzwoń do drukarni, firmy cateringowej, zapytaj, ile kosztuje wynajęcie sali.

Jak już mamy wszystkie koszty, nadchodzi etap „racjonalizacji” – może się wszak okazać, że realne koszty przerosły znacząco nasz wstępny szacunek. Warto zwrócić uwagę na największe koszty, bo im też zwykle uważnie będą się przyglądać osoby oceniające nasz wniosek.

Przy tworzeniu budżetu zazwyczaj pojawiają się nam nagle także dodatkowe działania, ponieważ np. myśląc o przygotowaniu wydarzenia kulturalnego, okazuje się, że trzeba będzie wykonać próby. Warto jeszcze się zastanawić, czy na pewno ujęliśmy wszystkie koszty. Czy jeśli planujemy wydanie plakatu, wiemy kto i za co go opracuje graficznie? Czy odbiorcy naszych działań wytrzymają 8 godzin na warsztatach bez poczęstunku? Z reguły pojawią nam się koszty i działania, o których wcześniej nie myśleliśmy. To moment, w którym musimy zadbać o spójność budżetu z opisem działań. W skrócie: w budżecie nie ma miejsca na koszty, które nie są opisane w części opisowej wniosku.

Innym bardzo ważnym, a często pomijanym, punktem jest dostępność naszych działań dla osób, które mają specjalne potrzeby, np. ze względu na stopień sprawności (osoby poruszające się na wózku inwalidzkim), pochodzenie (np. wymagające zaangażowania tłumacza), macierzyństwo (np. zapewnienie opieki nad dziećmi, jeśli działania będą angażować młodych rodziców). Takie koszty warto przewidzieć w naszym projekcie!

Jeśli zaplanowaliśmy kilka większych działań w projekcie, na koniec zastanówmy się, czy jest przewidziana osoba, która będzie trzymała nad wszystkim pieczę, dopilnuje, aby działania były zrealizowane zgodnie z zamierzeniami, wykona różne drobne czynności, za które nikt inny w projekcie nie odpowiada (np. umówi się z grafikiem, zajmie się promocją, zrekrutuje artystów, trenerów, będzie organizowała spotkania zespołu). Kto napisze sprawozdanie merytoryczne z projektu? W większych projektach warto przewidzieć wynagrodzenie dla osoby odpowiedzialnej za koordynację merytoryczną.

Koszty administracyjne

Nasz projekt to nie tylko działania, wydarzenia, ale też jego obsługa formalna; składają się na nią:
- obsługa formalna, czyli przygotowanie umów, kontakty z grantodawcą, czuwanie nad budżetem i harmonogramem projektu,
- koszty księgowości,
- koszty administracyjne (biuro, telefon itd).
Tutaj każda z organizacji ma swoje standardy, warto o nich porozmawiać przy tworzeniu budżetu i ustalaniu kosztów. Często grantodawcy zastrzegają, że koszty te nie mogą stanowić więcej niż np. 10, 20 lub 30% całej dotacji bądź całego budżetu – kwoty te będą więc zależne od skali całego projektu. Warto to sprawdzić i mieć jasność, kto za co i za jakie stawki będzie odpowiadać w projekcie.


4) Wymagania formalne i sprawozdawczość

Jeśli piszemy projekt po raz pierwszy lub po raz pierwszy zwracamy się o dotację do nowego grantodawcy, koniecznie sprawdźmy nie tylko wymogi dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie, ale też zasady jego realizacji. Często grantodawcy publikują np. wzory umów, podręczniki/wytyczne do realizacji projektów. Należy zwrócić szczególną uwagę na następujące elementy:
• terminy płatności dotacji i wysokość transz – czy zakładaną kwotę na realizację projektu w przypadku przyznania dofinansowania otrzymamy w całości na początku projektu czy np. podzieloną na części – transze. Jeśli tak, to jakiej wysokości, od czego będzie uzależnione otrzymanie kolejnej części?
• czy grantodawca będzie wymagał od nas dodatkowych sprawozdań w trakcie realizacji projektu, jak często?
• czy przed podpisaniem umowy będziecie musieli dostarczyć jakieś dodatkowe dokumenty? Czy z ich uzyskaniem wiążą się dodatkowe koszty? Czy np. grantodawca będzie wymagał wyodrębnionego subkonta, na które przeleje środki dotacji? Czy w banku, gdzie organizacja posiada swoje konto, taka usługa jest bezpłatna/odpłatna?
• jak będzie wyglądało sprawozdanie, jakie będą wymagane dokumenty – w związku z tym kto w organizacji będzie za nie odpowiadać?
• czy są jakieś specjalne wymogi związane z informowaniem o grantodawcy, czy przypadkiem nie generują one dodatkowych kosztów w projekcie, które należy uwzględnić?

To jedynie przykłady, warto zapoznać się z tymi dokumentami, a jeśli ich nie ma, dopytać grantodawcę.

 

Autor: Piotr Cykowski

Skomentuj

Projekt ‘MIEJSKI SYSTEM INFORMACYJNY I AKTYWIZACYJNY DLA MIGRANTÓW’ jest współfinansowany z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz budżetu państwa. Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

Projekt LOKALNE MIĘDZYSEKTOROWE POLITYKI NA RZECZ INTEGRACJI IMIGRANTÓW realizowany był w ramach programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG.

Projekt LOKALNE POLITYKI MIGRACYJNE - MIĘDZYNARODOWA WYMIANA DOŚWIADCZEŃ W ZARZĄDZANIU MIGRACJAMI W MIASTACH był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa. Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

Projekt LOKALNE MIĘDZYSEKTOROWE POLITYKI NA RZECZ INTEGRACJI IMIGRANTÓW był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa. Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

Projekt ‘WARSZAWSKIE CENTRUM WIELOKULTUROWE’ był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa. Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

LOKALNE MIĘDZYSEKTOROWE POLITYKI NA RZECZ INTEGRACJI IMIGRANTÓW Projekt realizowany był przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.