Dodał: |
Aktualizacja: |
Oceń: 0 0

1. Wprowadzenie

Uczestnicząc aktywnie w działalności organizacji non-profit jej członkowie codziennie przezwyciężają wiele trudności, szczególnie w zakresie pozyskiwania funduszy na bieżącą działalność oraz realizację zaplanowanych przedsięwzięć. Nie należy przy tym zapominać, że w wielu przypadkach organizacje mogą pozyskać niezbędne fundusze nie tylko poprzez różnego typu granty czy udział w konkursach lub przetargach na realizację projektów, ale również przez własne działania i aktywne wykorzystywanie potencjału organizacji. Organizacje non-profit mogą zagwarantować podmiotom trzecim przede wszystkim swoje obszerne doświadczenie, wiedzę i umiejętności członków organizacji, dostęp do infrastruktury, ale również często zróżnicowane kanały promocji bądź wyniki prowadzonych przez siebie badań i statystyk. Współpraca z podmiotami zewnętrznymi stanowi zatem szansę dla każdej organizacji na jej dalszy rozwój, wymianę doświadczeń, kreowanie pozytywnego wizerunku na rynku i przede wszystkim na pozyskiwanie niezbędnych funduszy.

Relacje i współpraca organizacji z podmiotami trzecimi powinny być jednak zawsze jasno i szczegółowo określone. Pozwala to nie tylko na zachowanie transparentności w działaniach organizacji, ale również gwarantuje należyty przebieg współpracy i ogranicza ryzyko. Dlatego organizacje należące to trzeciego sektora w swoim własnym interesie nie powinny pozostawiać przypadkowi tak istotnych kwestii jak finansowanie czy warunki współpracy z podmiotami zewnętrznymi, ale powinny dążyć do całościowego uregulowania swoich praw i obowiązków poprzez podpisywanie stosownych umów.

Najczęściej spotykanymi typami umów w działalności organizacji pozarządowych są: umowa barterowa, umowa darowizny, umowa sponsoringu oraz umowa o współpracę. Każda z tych umów reguluje inny stosunek prawny i znajdzie praktyczne zastosowanie w innych okolicznościach. Umowy te różnią się także zakresem praw i obowiązków, jakie mogą nakładać na strony, co prowadzi do osiągnięcia rozmaitych efektów końcowych.

Każda umowa jest dokumentem prywatnym, wynegocjowanym, przygotowanym i obowiązującym w stosunku prawnym pomiędzy podmiotami, które tę umowę podpisały, czyli na przykład między organizacją a jej partnerem. Umowa jest również dokumentem przygotowanym dla ochrony interesów jej stron, dlatego powinna zawierać w swojej treści wszystkie postanowienia istotne z punktu widzenia stron. Tekst umowy najczęściej jest przygotowywany w drodze ustaleń lub negocjacji pomiędzy stronami i spisany przez jedną z nich. Ważne jest, aby w umowie zachować równość pomiędzy stronami i aby żadna ze stron nie była nadmiernie uprzywilejowana na szkodę tej drugiej. Należy pamiętać również o tym, że tekst umowy może zostać dowolnie napisany i obejmować wiele różnych aspektów, jednak nie może kolidować z pewnymi generalnymi zasadami prawa, takimi jak: natura stosunku prawnego regulowanego przez umowę, właściwe przepisy prawa bądź zasady współżycia społecznego [1].

Poprawnie skonstruowane umowy są niezbędne do właściwego funkcjonowania organizacji i prowadzenia jej działalności, mogą również pomóc zaoszczędzić niepotrzebne nerwy i uchronić od wielu problemów. Natomiast poważne błędy lub brak zrozumienia elementarnych zasad prawnych zawsze wpłynie negatywnie na działalność organizacji, a także odbierze całą przyjemność z aktywności społecznej. Dlatego przed przystąpieniem do działalności społecznej warto zapoznać się z podstawowymi typami umów.

2. Umowa barterowa

Jednym z najczęściej spotykanych w działalności organizacji pozarządowych typem umów jest umowa barteru. Barter jest bardzo podobny do znanej od wieków i wykorzystywanej zanim jeszcze pojawiły się pierwsze pieniądze umowy zamiany (art. 603 Kodeksu cywilnego) [2]. Polega on na najprostszym możliwym schemacie działania, tj. wymianie pomiędzy stronami w sytuacji, gdy jedna z nich posiada dobro, którego nie ma druga ze stron i odwrotnie. W konsekwencji najważniejszą cechą umowy barteru jest bezgotówkowe rozliczanie transakcji.

W praktyce umowa barterowa daje organizacjom pozarządowym możliwość pozyskiwania potrzebnych na działalność środków w formie bezgotówkowej i wymianę np. usług własnych na inne deficytowe usługi, które mogą być świadczone na rzecz organizacji przez jej partnera. Umowa ta pozwala stronom nie tylko na wymianę między sobą usług, ale również towarów, bądź tzw. wymiany mieszane, czyli wymianę usług za towar i odwrotnie. Oczywiście wykorzystywanie konstrukcji barteru przez organizacje nie umożliwia jej bezpośredniego pozyskania środków pieniężnych, pozwala jednak organizacjom na zapewnienie sobie innych towarów i usług niezbędnych do codziennej działalności. Często spotykanym przykładem jest świadczenie przez organizacje usług reklamowych na swoich stronach internetowych lub innych materiałach promocyjnych (broszury, plakaty, ulotki) w zamian za np. sprzęt biurowy, nagrody rzeczowe wykorzystywane na potrzeby konkursów, tłumaczenia itp.

Negocjując i sporządzając umowę barterową, należy pamiętać także, że podstawową cechą tej umowy jest ekwiwalentność świadczeń podlegających wymianie. Oznacza to, że warunkiem koniecznym zawarcia barteru jest wymiana pomiędzy stronami dóbr bądź usług o tej samej wartości oraz że wartość ta musi zostać dokładnie wskazana w umowie. W konsekwencji przedmiotem umowy barteru może być świadczenie przez organizację usług reklamowych w zamian za przekazany jej sprzęt biurowy, jeżeli wartość rynkowa reklamy jest równa wartości rynkowej otrzymanego sprzętu. W przypadku, gdy sprzęt biurowy będzie miał wartość wyższą niż świadczone usługi reklamowe, nie będzie to już barter. Nie jest możliwe również wyrównanie wartości świadczeń poprzez wniesienie na rzecz drugiej strony dopłaty, ponieważ taka dopłata będzie traktowana jako świadczenie pieniężne i będzie stała w sprzeczności z naturą barteru. Możliwe natomiast jest połączenie dwóch lub więcej usług świadczonych przez jedną ze stron, tak aby ich łączna wartość była równa wartości świadczenia zamiennego.

Umowa barterowa jest również umową konsensualną, odpłatną i wzajemną [3]. Oznacza to, że do zawarcia umowy dochodzi, gdy obie jej strony złożą zgodne oświadczenia woli, gdy korzyść jednej ze stron umowy zostanie uzyskana kosztem drugiej strony oraz gdy świadczenie jednej ze stron jest odpowiednikiem świadczenia drugiej strony.

W praktyce, przygotowując umowę barterową, najważniejszym jej elementem jest dokładne i szczegółowe określenie przedmiotu umowy. Dlatego należy opisać w treści umowy, jakie towary bądź usługi będą świadczone, przez kogo, w jakim terminie, na jakich warunkach, a także o jakiej wartości. Natomiast jeżeli umowa barteru dotyczy towarów, należy określić dokładną ich specyfikację, rodzaj, ilość, a także warunki dostawy. W celu zabezpieczenia interesów stron umowa powinna również zawierać postanowienia dotyczące odpowiedzialności stron za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy, jak również za zwłokę lub opóźnienie w jej wykonaniu, postanowienia dotyczące ewentualnych kar umownych oraz możliwości odstąpienia od umowy. Zawierając umowę barteru, należy mieć również na uwadze jej poprawne rozliczenie i ciążące na stronach umowy obowiązki podatkowe.

Ponadto umowa barteru, jak każda inna umowa, powinna zawierać pewne standardowe elementy, takie jak data i miejsce zawarcia umowy, poprawne oznaczenie jej stron (uwzględniające m.in. adresy, siedzibę, numer KRS, NIP) oraz podpisy osób uprawnionych do reprezentacji. Należy pamiętać, że organizacja pozarządowa, taka jak stowarzyszenie zarejestrowane w KRS bądź fundacja, jest reprezentowana przez zarząd. Uprawnienia zarządu reguluje statut i na tej podstawie członkowie zarządu mogą zawierać umowy w imieniu organizacji. Statut również reguluje sposób reprezentacji, tzn. może wprowadzać obowiązek podpisywania umów w imieniu organizacji np. przez dwóch członków zarządu łącznie. Szczegółowe informacje na temat sposobu reprezentacji można zweryfikować, sprawdzając postanowienia statutu lub aktualny odpis z KRS [4]. Umowa może również zostać zawarta w imieniu organizacji przez pełnomocnika działającego w oparciu o poprawnie udzielone pełnomocnictwo.

Pod względem formalnym nie ma żadnej obowiązkowej formy dla umów barteru, jednak wskazane jest zawieranie tego typu umów w formie pisemnej. Ułatwi to udokumentowanie stosunku prawnego, jego poprawne rozliczenie i pozwoli uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. Przygotowując umowę barteru w formie pisemnej, należy ją sporządzić w co najmniej dwóch egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron).

3. Darowizna (umowa darowizny)

Najczęściej spotykanym w działalności organizacji pozarządowych sposobem pozyskiwania środków finansowych jest niewątpliwie przyjmowanie darowizn. Darowizna pod względem prawnym polega na zawarciu przez darczyńcę i obdarowanego umowy darowizny. Umowa ta w odróżnieniu od umowy barteru jest umową nazwaną. Oznacza to, że przepisy obowiązujące w zakresie tej umowy i określające charakter prawny darowizny znajdują się w Kodeksie cywilnym, a dokładnie w art. 888–9022. Zawierając umowę darowizny, darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego przekazania określonego w umowie elementu swojego majątku na rzecz obdarowanego. Warto podkreślić jednak, że przedmiotem darowizny nie muszą być wyłącznie środki finansowe, ale mogą to być również rzeczy.

Cechą charakterystyczną i kluczową dla umowy darowizny jest jej nieodpłatność, a zatem darczyńca nie otrzyma od obdarowanego nic w zamian. Nie stoi to jednak na przeszkodzie, aby zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego darczyńca nałożył na obdarowanego tzw. polecenie [5] . Jest to obowiązek konkretnego działania lub braku takiego działania (zaniechania) po stornie obdarowanego i w praktyce może sprowadzać się np. do obowiązku wykorzystania otrzymanej darowizny na realizację przez obdarowanego konkretnego celu bądź na pomoc konkretnej osobie.

Przepisy Kodeksu cywilnego określają także obowiązki ciążące na darczyńcy. Należy do nich np. ponoszenie przez darczyńcę odpowiedzialności za wady przedmiotu darowizny. Kodeks cywilny reguluje również szczególne przypadki i określa sytuacje, w których darczyńca może odwołać darowiznę. Z praktycznego punktu widzenia przepisy te będą miały jednak stosunkowo rzadkie zastosowanie do darowizn przekazanych na rzecz organizacji pozarządowych [6].

Co do zasady, umowa darowizny powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego [7]. Kodeks cywilny dopuszcza jednak zawarcie umowy darowizny bez zachowania formy aktu notarialnego (czyli w każdej innej formie) w przypadku, gdy darowizna została już wykonana i przedmiot darowizny został wydany obdarowanemu. W praktyce oznacza to, że gdy obdarowany otrzymał już darowiznę, np. wpłata na konto została już zaksięgowana, wystarczy zawarcie umowy chociażby w formie pisemnej. Ważne jest jednak, że gdy darczyńca odmawia przekazania obdarowanemu uzgodnionego przedmiotu darowizny, a umowa nie została zawarta w formie aktu notarialnego, obdarowany nie będzie dysponował żadnymi środkami prawnymi umożliwiającymi dochodzenie wydania przedmiotu darowizny, jak również dochodzenie naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy bądź dochodzenie należnych odsetek [8].

Umowa darowizny w formie pisemnej, jak każda inna umowa, powinna zawierać standardowe elementy, a dodatkowo oświadczenie darczyńcy o nieodpłatnym przekazaniu przedmiotu darowizny obdarowanemu, oświadczenie obdarowanego o przyjęciu darowizny, a także bardzo dokładny opis przedmiotu darowizny.

4. Umowa sponsoringu

Umowa sponsoringu w odróżnieniu od umowy darowizny jest umową wzajemną, a nie jednostronną. Oznacza to, że sponsor przekazuje na rzecz beneficjenta środki finansowe, rzeczy lub usługi w zamian za wykonanie przez niego zobowiązań określonych w treści umowy. Beneficjent w odróżnieniu od obdarowanego nie otrzymuje nic „za darmo” i ciąży na nim obowiązek wykonania działań, których się podjął w umowie sponsorskiej. W praktyce najczęściej chodzi o świadczenie przez organizację usług reklamowych bądź przeprowadzenie z udziałem sponsora konkretnego projektu. O wzajemności tego typu umowy świadczy fakt, że zarówno sponsor, jak i beneficjent otrzymują pewne świadczenia. Natomiast różnica w stosunku do umowy barteru polega na tym, że przedmiotem umowy sponsoringu może być i najczęściej jest świadczenie pieniężne.

W praktyce najpopularniejszą formą sponsoringu jest przekazanie przez sponsora środków finansowych na realizację przez beneficjenta konkretnego celu lub całego projektu w zamian za umieszczenie logotypu sponsora na materiałach promocyjnych. Projekt taki powinien być zbieżny z zakresem działalności oraz wizerunkiem publicznym sponsora.
Umowa sponsoringu powinna szczegółowo określać zakres praw i obowiązków zarówno sponsora, jak i beneficjenta oraz rodzaj sponsoringu. Dobrą praktyką mającą również pozytywny wpływ na ochronę interesów beneficjenta jest umieszczenie w umowie szczegółowego opisu projektu, który będzie sponsorowany, oraz uzyskanie już w umowie zgody sponsora na wykorzystywanie na potrzeby projektu i realizacji umowy logotypu sponsora, jego znaków towarowych oraz innych materiałów podlegających ochronie prawno-autorskiej. Poprawnie skonstruowana umowa sponsoringu powinna zawierać również procedurę weryfikacji należytego wykonania przez beneficjenta powierzonych mu zadań oraz regulować możliwość ewentualnego odstąpienia od umowy. Umowa sponsoringu może zawierać także dodatkowe klauzule dotyczące np. kar umownych z tytułu niewykonania lub niewłaściwego wykonania umowy bądź zastrzeżenie o możliwości odwołania sponsorowanego wydarzenia.

Jeszcze raz należy podkreślić, że na podstawie umowy sponsoringu na beneficjencie ciążą konkretne zobowiązania wobec sponsora i tym samym ponosi on z tego tytułu odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte ich wykonanie.

Pod względem prawnym umowa sponsoringu podobnie jak umowa barteru, należy do umów nienazwanych, dlatego do jej zawarcia nie jest wymagana żadna szczególna forma. Jednak po raz kolejny, podobnie jak w przypadku barteru, ze względów dowodowych i dla ograniczenia ryzyka związanego z zawarciem tego typu umowy dobrze jest zawierać umowy sponsoringu w formie pisemnej.

5. Umowa o współpracy

Cechą charakterystyczną umowy o współpracę jest zobowiązanie się stron umowy (dwóch lub więcej) do wspólnego działania, które ma prowadzić do osiągnięcia wspólnego celu. Umowa o współpracę ma bardzo szeroki zakres przedmiotowy, jest umową nienazwaną i może obejmować bardzo wiele różnych stosunków prawnych. W praktyce umowa ta może dotyczyć m.in. realizacji i finansowania przez dwie organizacje wspólnego projektu bądź możliwości wymiany między nimi doświadczeń lub usług.

Kluczowe dla umów o współpracę będzie precyzyjne i szczegółowe określenie przedmiotu umowy oraz zakresu współpracy. Umowa ta powinna regulować również wszystkie prawa i obowiązki stron, określać czas i okres współpracy, jej rodzaj, zapewniać możliwość jej rozwiązania (wypowiedzenia umowy), a także regulować ewentualny sposób rozliczeń po zakończeniu współpracy. Dobrze jest również wprowadzić do umowy pewne mechanizmy pozwalające na okresową ewaluację współpracy, a także rozliczenie stron umowy z wykonania powierzonych im obowiązków.

Umowa o współpracę łączy w sobie cechy wielu różnych typów umów i nie jest uregulowana przepisami Kodeksu cywilnego.

6. Podsumowanie

Następstwem skutecznie prowadzonych przez każdą organizację pozarządową działań fundrisingowych powinno być zawarcie jednej z powyżej omówionych umów. Dopiero zakończenie negocjacji z sukcesem i podpisanie umowy prowadzi do faktycznego pozyskania przez organizację funduszy, a dodatkowo zapewnia ochronę organizacji przed nadmiernym ryzykiem związanym z odpowiedzialnością za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie postanowień umowy. Dlatego umiejętność sporządzania umów jest szczególnie potrzebna do poprawnego i skutecznego funkcjonowania organizacji pozarządowych oraz zapewnienia transparentności jej działań. Należy pamiętać również, że zachowanie transparentności w działaniu organizacji, pozyskiwaniu funduszy, realizacji oraz rozliczaniu zadań i projektów powinno być cechą każdej organizacji pozarządowej.

Autor: Paweł Szulewski

 

Listę instytucji, u których można się ubiegać o dofinansowanie projektów migracyjnych można znaleźć w artykule Katarzyny Kościeszy "EFI i EFU - blaski i cienie".

 

Przypisy:

[1] Zob.: Zasada swobody umów, art. 3531 Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.).

[2] Zob.: Sąd Najwyższy, wyrok z dnia 26 września 2004 r., sygn. akt I CK 2010/04.

[3] Zob.: Sąd Najwyższy, wyrok z dnia 26 września 2004 r., sygn. akt I CK 2010/04.

[4] Zob.: Ministerstwo Sprawiedliwości, https://ems.ms.gov.pl/  

[5] Zob.: art. 893 Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.).

[6] Zob.: art. 898 Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.).

[7] Zob.: art. 890 Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.).

[8] Zob.: art. 891 Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.).

Skomentuj

Projekt ‘MIEJSKI SYSTEM INFORMACYJNY I AKTYWIZACYJNY DLA MIGRANTÓW’ jest współfinansowany z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz budżetu państwa. Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

Projekt LOKALNE MIĘDZYSEKTOROWE POLITYKI NA RZECZ INTEGRACJI IMIGRANTÓW realizowany był w ramach programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG.

Projekt LOKALNE POLITYKI MIGRACYJNE - MIĘDZYNARODOWA WYMIANA DOŚWIADCZEŃ W ZARZĄDZANIU MIGRACJAMI W MIASTACH był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa. Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

Projekt LOKALNE MIĘDZYSEKTOROWE POLITYKI NA RZECZ INTEGRACJI IMIGRANTÓW był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa. Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

Projekt ‘WARSZAWSKIE CENTRUM WIELOKULTUROWE’ był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa. Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

LOKALNE MIĘDZYSEKTOROWE POLITYKI NA RZECZ INTEGRACJI IMIGRANTÓW Projekt realizowany był przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.